Vlaams Instituut voor Biotechnologie

VIB is wereldwijd een toonaangevend onderzoeksinstituut in de levenswetenschappen en heeft zijn hoofdkantoor in Gent. Het vertaalt de wetenschappelijke bevindingen van onderzoekers en industriële partners naar farmaceutische, agrarische en industriële toepassingen. Binnen het wetenschappelijk instituut zijn in totaal 1.800 medewerkers actief en daarvan staan er 850 effectief op de payroll van VIB.

“Heel wat onderzoekers werken met een eigen beurs of ze staan op de payroll van de Vlaamse universiteiten, waar we zeer goed zijn ingebed”, legt HR Director Marijke Lein uit. Hoewel slechts ongeveer de helft van de medewerkers op de payroll van VIB staat, biedt het instituut wel aan iedereen HR-ondersteuning. Het doet dat met een achtkoppig team en werkt voor specifieke opdrachten zoals outplacement, rekrutering en loonstrategie samen met Hudson.

Het is een heel bewuste keuze van  VIB om outplacement aan te bieden aan medewerkers die het instituut verlaten. Zelfs  al is het niet verplicht, wil VIB mensen die zich kwetsbaar op de arbeidsmarkt begeven zo goed mogelijk ondersteunen.

“Het gebeurt vaak dat onderzoekers na het behalen van hun masterdiploma aan de slag gaan als doctoraatsstudent, gevolgd door een traject als  postdoctoraal wetenschapper”, vertelt Marijke  Lein . “Als daaraan een einde komt, dan moeten ze op zoek naar een nieuwe positie zonder ooit te hebben gesolliciteerd. Dat maakt sommigen zeer kwetsbaar en net die groep willen we een opstap bieden om met voldoende vertrouwen op zoek te gaan naar een nieuwe job.”

Ook is het voor buitenlanders, die in België willen blijven, niet evident om zich op de arbeidsmarkt te begeven. Ook voor hen blijkt een outplacementbegeleiding, toegespitst op de werking van de Belgische arbeidsmarkt zeer nuttig te zijn.

Wanneer een medewerker die VIB verlaat, nood heeft aan outplacement, dan neemt Hudson het outplacementtraject in handen. Na een intake gesprek wordt er samen met een coach nagedacht over de medewerker zijn talenten, ambities, drijfveren en interesses. Daaruit vloeit een actieplan voort om hem of haar ideaal te positioneren op de arbeidsmarkt. “Het is heel belangrijk dat Hudson onze organisatie goed kent”, zegt Marijke Lein. “Veelal gaat het om een ontslag dat niet gebaseerd is op slecht functioneren. Het zijn vaak andere omstandigheden die ervoor zorgen dat wij mensen moeten laten gaan. Hudson begrijpt die context zeer goed en dat laat zich voelen in de outplacementtrajecten.”

Op het moment dat het outplacementtraject start, is de deelnemer vaak al niet meer bij VIB op de werkvloer aanwezig. Dat betekent echter niet dat VIB de betrokkene meteen helemaal loslaat. “We weten dat Hudson voor een zeer persoonlijk contact zorgt met de mensen in het outplacementtraject, maar ook wij krijgen als opdrachtgever regelmatig terugkoppeling over het traject. Op die manier weten we wat goed loopt en wat niet, en zijn we op de hoogte wanneer iemand een nieuwe job heeft gevonden.”

Vanuit de  mooie samenwerking in outplacement, zette VIB de voorbije jaren ook de stap naar rekruteringsopdrachten voor Hudson. Niet zozeer voor het aanwerven van onderzoekers, maar wel voor meer generieke profielen, zegt Marijke Lein. “We stelden vast dat we voor dit type functies moeilijk de juiste mensen vonden. Hudson is voor ons via direct search op zoek gegaan naar mensen in het operationele team, op HR en in de aankoopafdeling.”

Om het beste talent op te sporen, maakt Hudson er een punt van om kritisch te rekruteren. Hudson evalueert met tools en testen analytische, organisatorische en interpersoonlijke vaardigheden van de potentiële kandidaten om in te schatten of ze goed bij de organisatie passen. “Bijvoorbeeld voor een specifieke aanwerving in ons operationele team hebben we gemerkt dat zo’n zoektocht tijd vergt, maar wel rendeert, want we hebben uiteindelijk wel een perfecte match gevonden”, klinkt het bij Marijke Lein. "Dat maakt een grondige ( en lange) zoektocht de moeite waard.”

Het derde luik van de samenwerking tussen VIB en Hudson, spitst zich toe op het loonbeleid van het wetenschappelijk instituut. Meer bepaald de verloning van de meer dan honderd medewerkers op het hoofdkantoor vormde een vraagstuk. “Denk aan functies in innovatie en technologie, business development, patenten,  opstart nieuwe bedrijven of grant office”, zegt Marijke Lein. “We vonden het moeilijk om de verloning met de markt te vergelijken.” Hudson stelde VIB voor om de knoop te ontwarren vanuit een nieuw functiemodel voor de organisatie.

Hudson creëerde voor de betrokken werknemers functiebeschrijvingen (met de tool Job Architect) en werkte een strategie uit om te evolueren van de bestaande classificatie naar functiespecifieke clusters. Zo ontstonden groepen van functies met eenzelfde gewicht, verantwoordelijkheid, complexiteit en competenties. Bij het maken van deze oefening hield Hudson echter rekening met de specifieke wensen van VIB. “We wilden geen zwaar puntensysteem”, verduidelijkt Marijke Lein, “maar eerder een lichte vorm van functieweging die voor iedereen duidelijk maakt wat een bepaalde functie/loonklasse betekent.”

De hervorming van de functieclassificatie vormde de ideale basis voor de hervorming van het loonbeleid. Hudson verzorgde een uitgebreide benchmarkstudie met detailanalyse van gangbare praktijken in diverse subsectoren. De gegevens uit die studie lieten toe om een nieuw loonbeleid vorm te geven en om de onderliggende mechanismen scherp te stellen.

Op die manier kwam VIB tot een model dat intern consistent is en tegelijk rekening houdt met de externe gangbare praktijken. “Het was een grondig proces waarover we zeer tevreden zijn”, aldus Marijke Lein. “Voor onze organisatie is het een blijvend model dat we regelmatig een update geven. Dat vertaalt zich ook in de communicatie.”

Reeds in het voortraject creëerde Hudson overleg met de directie en de  unit managers en bij de invoering werd de nieuwe structuur opnieuw afgetoetst met de directie. “Hudson gaf de medewerkers bij de start een duidelijke presentatie over de nieuwe structuur en jaarlijks krijgt iedereen een fiche die uitlegt in welke klasse hij zich bevindt en welke groei daarbinnen mogelijk is. Het is heel duidelijk, zonder abstracte schema’s maar zeer praktisch en realiseerbaar. Als HR-directeur geef ik graag concrete informatie en dan is zo’n hands-on aanpak zeer nuttig.”